Na czym polega elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Na jakich zasadach działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces zapisywania informacji znajdujących się na papierze, plikach i innych nośnikach. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia maksymalne wykorzystanie danych i ich przechowywanie w odpowiedniej formie. Dzięki temu przez cały czas można odczytywać dokumenty i udostępniać innym osobom z Twojej firmy.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów z danymi osobowymi jest możliwa tylko wtedy, gdy firma ma profesjonalne narzędzia i urządzenia. Jednym z rozwiązań jest e-teczka.

Z pomocą tej opcji możliwe jest szybkie znakowanie dokumentów, ich bezproblemowy odczyt, a także katalogowanie.

Jakie zalety ma elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczna archiwizacja dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo danych, ponieważ są one przechowywane na specjalnych nośnikach i nie mogą być uszkodzone. W przypadku awarii sprzętu elektroniczna archiwizacja polega na odtworzeniu danych oraz ich przesłaniu klientowi.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów to gwarancja skutecznej kontroli nad przechowywaną i odnawianą informacją. Dzięki temu organizacje mogą zminimalizować ryzyko strat wprowadzenia błędu, a także udostępnić dane, osobom decyzyjnym oraz ich ewentualnym następcom.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala organizacjom na zapewnienie dostępu do informacji w każdej chwili, niezależnie od konkretnego miejsca czy czasu. Elektroniczna archiwizacja pozwala także na udostępnianie danych osobom trzecim bez ingerencji w systemy IT organizacji.

Komu przydaje się elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczna archiwizacja dokumentów przydaje się organizacjom z różnych branż, które chcą zapewnić sobie skuteczną kontrolę nad przechowywaną i odnawianą informacją. Dokumenty są bowiem nieodłącznym elementem każdej działalności gospodarczej oraz wszystkich innych systemów informacyjnych.

Tak naprawdę elektroniczna archiwizacja dokumentów jest przydatna dla każdego, kto potrzebuje skutecznej metody zarządzania dokumentacją. Przykładowo:

• małe i średnie firmy, w których pracuje kilku lub nawet kilkunastu osób ,
• duże organizacje, w których pracują setki czy nawet tysiące osób,
• organizacje prywatne i publiczne.