Co zmieni Krajowy System e-Faktur i dlaczego warto się na niego odpowiednio przygotować?

Czym jest KSeF i kogo będzie obowiązywał już w tym roku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma internetowa stworzona przez rząd, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Co za tym idzie, od teraz wszystkie faktury będą wystawiane tylko w formie elektronicznej i tylko za pomocą nowego systemu. Każda z nich otrzyma również indywidualny numer identyfikacyjny i od razu trafi do administracji skarbowej.

System działa już od 2022 roku i wtedy był dobrowolny, ale już od lutego tego roku stanie się on obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy. Co oznacza, że każda faktura będzie musiała przejść przez system e-faktur.

KSeF w 2026 roku to jedna z największych zmian w systemie fakturowania, która dotknie każdego z przedsiębiorców, ale nie wszystkich w tym samym czasie. Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca, którego obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, będzie musiał w pełni przejść na elektroniczne faktury.

Pozostałe firmy, w tym Jednoosobowe Działalności Gospodarcze, dołączą 1 kwietnia 2026 roku, a mikroprzedsiębiorcy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie zostaną objęci tym obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Dlaczego warto być przygotowanym na Krajowy System e-Faktur?

Nie bez powodu nowy system określany jest mianem rewolucji w fakturowaniu. KSeF wpłynie bardzo szeroko na działalność firm w Polsce. W praktyce oznacza to odejście od faktur generowanych przez firmy i wysyłanych w dowolnej formie. Zastąpią je faktury ustrukturyzowane, wystawiane i przekazywane przez centralny system.

Co to oznacza dla Twojej firmy? Od teraz trzeba będzie dostosować się pod działanie systemu i przemodelować swoją codzienną pracę pod nowe wymagania. Dane na fakturze muszą być poprawne i kompletne już na wejściu, bo błędy mogą spowodować szereg problemów w całym procesie.

Krajowy System e-Faktur dotknie nie tylko działy księgowości, ale również obsługę klienta, sprzedaż czy zespoły IT. Dodatkowo musisz wytyczyć osoby odpowiedzialne za obsługę systemu. Właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie siebie i swojej firmy do nadchodzących zmian.

Jak najlepiej przygotować się na KSeF 2026?

Jak widzisz, skuteczne przygotowanie się na Krajowy System e-Faktur pomoże uniknąć Ci wielu problemów. Warto poznać ten system i zrozumieć jak działa. Dobrym pomysłem może być wyznaczenie kogoś, kto mógłby w pełni poświęcić się nauce obsługi KSeF w Twojej firmie.

Do tego potrzebne są odpowiednie kompetencje, które można zdobyć podczas szkolenia KSeF. Udział w kursie w krótkim czasie pozwoli przyswoić Ci cenne umiejętności i przygotuje Cię na pracę z Krajowym Systemem e-Faktur.

Kurs KSeF 2.0 online organizowany przez Krajową Izbę Księgowych pozwoli Ci poznać ten system od środka. Wprowadzi Cię w podstawy prawne, techniczne aspekty integracji i zasady bezpieczeństwa. Dzięki niemu przejście na e-faktury nie będzie stanowiło dla Ciebie żadnego problemu.

Więcej informacji o programie szkolenia i zapisach, a także innych kursach znajdziesz na portalu kik.edu.pl.