Wystawianie faktur online a ręczne metody - kiedy warto zmienić podejście?

Jakie są największe różnice w wystawianiu faktur ręcznie i online?

Różnice między ręcznym wystawianiem faktur a generowaniem ich z użyciem programu do wystawiania faktur są zauważalne na kilku płaszczyznach. Mowa przede wszystkim o czasie potrzebnym na przygotowanie dokumentu, ryzyku wystąpienia błędów, kwestiach bezpieczeństwa i kosztach.

1 Czas potrzebny na wystawienie faktury

Ręczne wystawianie faktur wymaga wpisania wszystkich niezbędnych danych we właściwe komórki arkusza kalkulacyjnego lub pola na papierowym druku. Wystawianie faktur w dedykowanym do tego programie pozwala zaoszczędzić czas. Jak? Przykładowo SzybkaFaktura.pl automatycznie uzupełnia dane kontrahenta - wystarczy wpisać jego numer NIP.

2. Ryzyko wystąpienia błędów

Pośpiech czy nieuwaga to główne powody błędów. Również na fakturach. Podczas wystawiania faktur pomylić można się choćby podczas wpisywania danych kontrahenta. Wspomniana już automatyzacja (zaciąganie danych z baz GUS czy VIES) pozwala uniknąć pomyłek. To z kolei oznacza brak konieczności wystawiania korekt.

3. Kwestie bezpieczeństwa

Wspomniany program SzybkaFaktura.pl oferuje wystawianie faktur online i ich zabezpieczenie przed osobami nieuprawnionymi - aby wystawiać czy przeglądać wystawione faktury, trzeba się zalogować. W przypadku faktur wystawianych w Excelu czy przechowywanych w segregatorach sprawa przedstawia się zupełnie inaczej.

4. Koszty związane z wystawianiem faktur

Ręczne wystawianie faktur pozornie jest tańsze - nie trzeba opłacać dostępu do programu do wystawiania faktur. W praktyce jednak pojawiają się koszty związane choćby z archiwizacją dokumentów. To kolejny powód, który przemawia za wystawianiem faktur online - w dedykowanym do tego programie.

Kiedy warto przejść na wystawianie faktur online?

Z przejściem na wystawianie faktur online nie warto zwlekać. Powód jest prosty - rozszerzony od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-Faktur. Od tego dnia niemal wszystkie firmy zarejestrowane w Polsce będą musiały korzystać z KSeF. Czasu na przygotowanie się nie zostało zatem dużo.

Program do wystawiania faktur docenią też przedsiębiorcy, których firmy się rozwijają i z miesiąca na miesiąc wystawiają oni coraz więcej dokumentów sprzedażowych. SzybkaFaktura.pl proponuje m.in. masowe wystawianie faktur, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Dodatkową korzyścią jest podgląd statusu płatności w jednym miejscu.

O czym pamiętać, wybierając program do wystawiania faktur online?

Wybierając program do wystawiania faktur, warto zwrócić uwagę na dwie kwestie: cenę i funkcjonalność. Przedsiębiorcy, którzy wystawiają 1-3 faktury w miesiącu, z reguły mogą korzystać z bezpłatnego pakietu. Gdy firma działa na większą skalę, wcale nie musi dużo płacić za program do wystawiania faktur - pakiety SzybkiejFaktury.pl zaczynają się od 9,99 zł miesięcznie przy płatności rocznej.

Kluczowe funkcjonalności programu do wystawiania faktur to choćby:

• automatyczne pobieranie danych kontrahentów z baz - przykładowo GUS i VIES;
• możliwość wystawiania faktur cyklicznych;
• eksport danych do programów księgowych;
• łączenie faktur z przelewami;
• automatyczne wysyłanie przypomnień o zapłacie.