Przy czechowickim Urzędzie Miejskim stanie "urzędomat"? Jest odpowiedź władz miasta

Jak przekazał radny Dariusz Czapiga, "temat jest szczególnie zasadny w związku z realizowanym obecnie przez Gminę projektem "Rozwój e-usług w Gminie Czechowice-Dziedzice", którego całkowita wartość wynosi ponad 4,87 mln zł, przy dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej przekraczającym 4,1 mln zł. Projekt realizowany jest w latach 2026—2028".

- Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Gminę, projekt obejmuje m.in. budowę lokalnej platformy e-usług publicznych, uruchomienie 12 e-usług, wdrożenie aplikacji mobilnej dla mieszkańców, cyfryzację procesów wewnętrznych oraz zakup infrastruktury informatycznej. Jednym z zakładanych efektów jest możliwość załatwiania spraw urzędowych bez konieczności wizyty w Urzędzie - dodał członek czechowickiej Rady Miejskiej.

- Urzędomat przy Urzędzie Miejskim mógłby stanowić praktyczne uzupełnienie rozwijanych obecnie e-usług. W zależności od przyjętych rozwiązań technicznych mógłby umożliwiać m.in. odbiór dokumentów, których wydanie nie wymaga osobistego kontaktu z urzędnikiem, składanie lub odbiór określonych dokumentów oraz korzystanie z wybranych usług także poza godzinami funkcjonowania Urzędu (podobnie jak to się ma przy Starostwie Powiatowym) - argumentuje samorządowiec.

W związku z powyższym radny Dariusz Czapiga zwrócił się do władz miasta z szeregiem pytań, w tym czy gmina Czechowice-Dziedzice analizowała możliwość montażu urzędomatu przy Urzędzie Miejskim, czy uruchomienie urzędomatu było rozważane na etapie przygotowywania projektu "Rozwój e-usług w Gminie Czechowice-Dziedzice", a także czy w ramach obecnie realizowanego projektu możliwe jest rozszerzenie zakresu rzeczowego o zakup i montaż urzędomatu lub podobnego samoobsługowego punktu obsługi mieszkańca.

- Jeżeli takie rozwiązanie nie jest możliwe w ramach obecnego projektu, czy Gmina planuje pozyskanie środków zewnętrznych lub zabezpieczenie środków własnych na jego realizację? Jakie dokumenty lub sprawy, zdaniem Gminy, mogłyby być obsługiwane za pośrednictwem takiego urządzenia? Czy Gmina przeprowadzała analizę kosztów zakupu, instalacji i utrzymania urzędomatu oraz przewidywanego zainteresowania mieszkańców takim rozwiązaniem? Czy w związku z funkcjonowaniem urzędomatu Starostwa Powiatowego w Bielsku-Białej, Gmina prowadziła rozmowy dotyczące doświadczeń związanych z jego funkcjonowaniem? - dopytuje radny.

- Uważam, że rozwój e-usług powinien nie tylko umożliwiać mieszkańcom załatwianie spraw przez internet, ale również zapewniać alternatywne, proste i dostępne rozwiązania dla osób, które z różnych przyczyn nie mogą lub nie chcą korzystać wyłącznie z usług elektronicznych - zauważa Dariusz Czapiga.

- Urzędomat dostępny również poza godzinami pracy Urzędu mógłby być praktycznym uzupełnieniem cyfryzacji usług publicznych i kolejnym krokiem w kierunku bardziej dostępnego i przyjaznego mieszkańcom Urzędu Miejskiego - podsumował Dariusz Czapiga.

Na interpelację radnego Dariusza Czapigi odpowiedział burmistrz Czechowic-Dziedzic Marian Błachut. Poniżej pełna treść odpowiedzi.

W odpowiedzi na interpelację radnego Dariusza Czapigi z dnia 25 sierpnia br. w sprawie możliwości montażu urzędomatu przy Urzędzie Miejskim w Czechowicach-Dziedzicach informuję, że Urząd analizował możliwość instalacji takiego urządzenia.

Analiza była przeprowadzona niezależnie od przygotowania i realizacji projektu pn. "Rozwój e-usług w Gminie Czechowice-Dziedzice". Założenia tego projektu skupiały się na równoważnym udostępnieniu lub zastąpieniu, w tych obszarach, w których jest to możliwe, tradycyjnej formy świadczenia usług administracyjnych z wykorzystaniem nośnika papierowego — usługami elektronicznymi. Projekt ten jest finansowany z Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 w ramach działania FESL.01.04 Cyfryzacja administracji publicznej.

Zakres rzeczowo-finansowy projektu został określony na etapie składania wniosku, podlegał ocenie kryterialnej w konkurencyjnym konkursie, w związku z czym nie ma możliwości finansowania w ramach projektu wydatków, które nie zostały tym zakresem objęte. Ponadto "urzędomat" jest narzędziem, którego rolą jest pośrednictwo w dostarczeniu fizycznej korespondencji lub rzeczy, nie zaś rozwiązaniem wzmacniającym cyfryzację administracji.

Przeprowadzona analiza wykorzystania "urzędomatu" na potrzeby obsługi mieszkańców gminy Czechowice-Dziedzice skupiała się przede wszystkim na aspektach prawnych (w tym z zakresu ochrony danych osobowych) i organizacyjnych. Zgodnie z zasadą praworządności, określoną w art. 7. Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej "Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa." Możliwość wykorzystania "urzędomatów" do obsługi interesariuszy urzędów była przedmiotem opiniowania Ministerstwa Infrastruktury, które w stanowisku z dnia 3 kwietnia 2026 r. przekazało m. in.: "W obecnym stanie prawnym brak jest przepisów, które wprost dopuszczałyby traktowanie odbioru pisma, dokumentów lub decyzji administracyjnej z urzędomatu jako skutecznego doręczenia w rozumieniu k.p.a. (czyt.: Kodeks postępowania administracyjnegol", a "wykorzystanie urzędomatu może być rozważane wyłącznie w odniesieniu do czynności materialno-technicznych".

Przeprowadzona analiza nie zidentyfikowała takich czynności materialno-technicznych, dla których zakup, montaż i obsługa "urzędomatu" przy Urzędzie Miejskim byłaby uzasadniona. "Urzędomaty" montowane są głównie przy starostwach powiatowych, które mają inny zakres zadań niż gminy. "Urzędomat" zainstalowany przy Starostwie Powiatowym w Bielsku-Białej obsługuje wyłącznie wybrane usługi Wydziału Komunikacji i Transportu.

Chcę również podkreślić, że Urząd Miejski na bieżąco analizuje potrzeby mieszkańców w zakresie usprawnienia ich obsługi. Sprawy administracyjne, w tym postępowania, prowadzone są w sposób umożliwiający udział stron w dogodnych dla nich godzinach. W czwartki obsługa została wydłużona do godz. 17.30. W uzasadnionych przypadkach pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego w Czechowicach-Dziedzicach umawiają się z mieszkańcami i interesantami przed lub po godzinach urzędowania. Obsługa mieszańców i interesantów prowadzona jest na bieżąco, bez konieczności stosowania systemu kolejkowego. Korespondencja z urzędu dostarczana jest mieszańcom w godzinach dogodnych, zarówno dla osób pracujących, jak i nieaktywnych zawodowo. Mieszkańcy gminy są w tym zakresie obsługiwani przez gońców, zatrudnionych w Urzędzie Miejskim.

Analiza prawno-organizacyjna dała negatywną odpowiedź na pytanie o zasadność montażu "urzędomatu" przy Urzędzie Miejskim w Czechowicach-Dziedzicach, w związku z czym odstąpiono od analizy techniczno-finansowej. Urząd będzie śledził rozwój sytuacji w tym obszarze. Jeżeli pojawią się zmiany legislacyjne, umożliwiające wykorzystanie takiego urządzenia do poprawy obsługi mieszkańców, dokonamy ponownej oceny, która poprzedzi decyzję w tej sprawie.

Marian BłachutBurmistrz Czechowic-Dziedzic