Po co przedsiębiorcy wirtualne biuro ?

Cenny adres wirtualnego biura

Wirtualne biura to nie tylko sam adres, który można wpisać do rejestrów KRS czy CEiDG, chociaż jest to bardzo ważna ich cecha. Rejestry te są publiczne i niestety kopiowane na sto różnych sposobów przez szereg stron www. Już po kilku dniach od założenia firmy czy spółki, dane jej siedziby wychodzą w wielu miejscach w internecie, co z kolei ściąga realną a nie wirtualną pocztę, czyli niezamówione listy pocztowe z ofertami, katalogiem lub prośbą o darowiznę dla fundacji czy hospicjum.

Dobrze by więc było, by nie założyć firmy czy spółki na adresie własnego mieszkania, ale dobrze też by było, by nie założyć podmiotu wpisywanego do KRS na adresie realnego biura, magazynu czy hali produkcyjnej. Dlaczego ? Każde przedsiębiorstwo potrzebuje stałości adresu siedziby na lata a przecież realne nieruchomości mogą być dla spółki raz za małe, innym razem za duże a jeszcze innym razem za drogie. Zmiana siedziby to zmiana adresu w KRS. Wiąże się to z wypełnianiem druków i oczekiwaniem około miesiąca na zmianę. Po zmianie trzeba poinformować naszych kontrahentów, że zmienił się adres do faktur. Wśród kontrahentów mogą być małe firmy, ale także na przykład sieć telefonii komórkowej, gdzie trzeba się dodzwonić na infolinię, by zmienić dane do faktury, co znalazło nawet swoje odzwierciedlenie w skeczu Macieja Stuhra - "Rozmowa telefoniczna".

Również na stacji benzynowej jej pracownik będzie musiał wpisywać dane do faktury od nowa.
Na koniec, przy częstej zmianie adresu siedziby, liczne serwisy www przykleją łatkę naszej spółce, że jest niewiarygodna, bo adres siedziby się zmieniał.

Stałość siedziby firmy, czyli które wirtualne biuro się naprawdę nadaje

W związku z tym, że warto by adres siedziby firmy czy spółki był stały, należy rozważyć uczynienie z siedziby osobnego miejsca. Wirtualne biuro świetnie spełnia tą rolę i nie musi być to najbliższe wirtualne biuro. Może to być równie dobrze wirtualne biuro w Warszawie. Można go wyszukać wpisując wirtualne biuro Warszawa do swojej przeglądarki. Warto też poczytać opinie o wirtualnych biurach.

A na co zwrócić największą uwagę ?

Oczywiście na stałość. Chodzi o stałość cen i stałość adresu. Niektóre wirtualne biura mają jakąś podstronę w swoich serwisach, na której informują, jakie ceny były w przeszłości a jeśli jej nie znajdziemy to w internecie nic nie ginie i można skorzystać z serwisu "Internet Archive: Wayback Machine". Stałość adresu wirtualnego biura sprawdzić jest jeszcze prościej - wystarczy zapytać czy właściciel wirtualnego biura jest również właścicielem lokalu, w którym jest prowadzone to wirtualne biuro. Jeśli potwierdzi, to wiadomym jest, że będzie nadal prowadził wirtualne biuro, nawet za 10 czy 20 lat. W ten sposób adres naszej siedziby będzie stały i unikniemy problemów.

Zasoby wirtualnego biura oprócz adresu

Oprócz adresu do KRS wraz z wynajęciem wirtualnego biura w zasadzie całkowicie gratis obejmujemy inne zasoby, które są bardzo cenne. Są to zazwyczaj personel biurowy, pracujący w naszej siedzibie w odpowiednich godzinach, sale konferencyjne, do których mamy dostęp czy obsługa korespondencji przychodzącej wraz z możliwością jej skanowania i posyłania skanów na adres email. W porównaniu do innych kosztów prowadzenia firmy, koszt wirtualnych biur na poziomie 45 - 120 złotych miesięcznie netto jest kosztem pomijalnym.