Raporty i dane - jak podnieść swoją skuteczność pracy.

Jedno narzędzie - wiele możliwości

Większość użytkowników komputera choć raz w życiu miała styczność z arkuszem kalkulacyjnym. Jest to podstawowe narzędzie, z którym zaznajamiają się słuchacze niemalże każdego kursu obsługi komputera. Niewielu z nas jednak zna prawdziwy potencjał drzemiący w tej niepozornej aplikacji. Umiejętne użytkowanie programu Excel pozwoli nam zautomatyzować wiele procesów obliczeniowych, zorganizować listę zadań do wykonania w naszej organizacji czy nawet przechowywać automatycznie aktualizujące się statystyki w czasie rzeczywistym.

Podstawowa funkcjonalność arkusza kalkulacyjnego połączona z możliwością współdzielenia plików w chmurze stanowi podstawowe narzędzie w organizacji pracy wielu światowych przedsiębiorstw. Przy jego pomocy możemy sporządzać tabele, zawierające dzienne raporty wykonanej pracy czy pliki porządkujące informacje o poszczególnych elementach danego projektu. Przy pomocy arkusza kalkulacyjnego z łatwością przypiszemy pracę nad określonymi zadaniami konkretnym pracownikom, pozwalając im na wgląd w plik w czasie rzeczywistym, z uwzględnieniem dynamicznych zmian. Dzięki temu zorganizujemy działania w swoim zespole eliminując konieczność wysyłania dodatkowych maili, powiadomień i komunikatów do niezbędnego minimum.

Rozwiązanie na miarę XXI wieku

Wykorzystanie pełnej funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego będzie jednak wymagało od nas poznania dodatkowych narzędzi, rozbudowujących jego funkcjonalność. Najbardziej wartym uwagi jest Power Query - rozszerzenie Microsoft Excel, pozwalające między innymi na import danych ze wskazanych źródeł internetowych czy implementację statystyk dotyczących naszej elektronicznej skrzynki pocztowej. Poznając sposób jego działania oraz tajniki obsługi dodatku z łatwością rozbudujemy swoje tabele o funkcje, które w podstawowym wariancie oprogramowania wymagałyby od nas ogromnej wiedzy dotyczącej tworzenia makr czy skomplikowanych funkcji kalkulacyjnych.

Power Query może zostać zintegrowany z narzędziami do pomiaru KPI czy danymi pochodzącymi z naszej skrzynki mailowej. Dzięki temu jesteśmy w stanie w pełni zautomatyzować proces tworzenia raportów i sprawozdań dotyczących efektywności naszej pracy. Znajomość zasad funkcjonowania Power Query daje nam możliwość zastosowania w naszych tabelach zmiennych danych, reagujących na rzeczywiste wahania kursów walut, zamieszczone w internecie statystyki czy zmiany wprowadzane przez nas i przez naszych współpracowników w obrębie wskazanych arkuszy kalkulacyjnych. W ten sposób zyskujemy narzędzie, które pozwala nam błyskawicznie tworzyć kompleksowe bazy danych bez konieczności zapoznawania się ze szczegółami ich funkcjonowania. Power Query jest narzędziem, które przy odrobinie wprawy pozwoli każdemu użytkownikowi komputera osobistego na prowadzenie nawet bardzo złożonych baz danych, zintegrowanych z wszelkiego typu oprogramowaniem zewnętrznym.