Zanim przejdziemy do tego, jakie są zalety połączenia obu wspomnianych rozwiązań, przyjrzyjmy się im nieco bliżej.

Krajowy System e-Faktur i system ERP - co to takiego?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą powołaną do życia przez Ministerstwo Finansów. Jej zadaniem jest wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur. Ma to zwiększać bezpieczeństwo i usprawniać czynności związane z fakturowaniem. Dokumenty są dostępne w czasie rzeczywistym i są ustandaryzowane, co oznacza, że mają taki sam format.

Z kolei system ERP jest rozwiązaniem informatycznym służącym do kontroli i zarządzania całym przedsiębiorstwem. Składa się z modułów odpowiadających funkcjami narzędziom, jakie stosuje się w poszczególnych działach. W ERP jest jedna wspólna baza danych dla całej firmy, a wiele czynności zostaje zautomatyzowanych.

Największe zalety integracji KSeF z ERP

Teoretycznie KSeF nie musi być zintegrowany z innymi narzędziami, ale jak się za moment przekonamy, jest to bardzo opłacalne na wielu płaszczyznach. Oto największe zalety:


1. Automatyzacja i eliminacja błędów

Przede wszystkim przez to, że systemy ERP zaprojektowano z myślą o automatyzacji, wystawianie faktur przebiega sprawnie. Łatwo można znaleźć dane niezbędne do faktury, a później generować faktury spełniające wymogi KSeF. Automatyczne fakturowanie przekłada się na eliminację błędów. Oznacza to, że nie będzie trzeba wystawiać korekt, a te w KSeF mogą być kłopotliwe.

2. Sprawny przepływ informacji

To, że KSeF zintegruje się z systemem ERP, może znacząco wpłynąć na komunikację wewnątrz firmy. Wszystkie faktury elektronicznie są automatycznie udostępniane w bazie danych systemu ERP. Dzięki temu pracownicy działu księgowości lub odpowiadające za zarządzanie finansami mają od razu do nich dostęp. Rozliczenia i decyzje mogą więc przebiegać szybciej, co sprzyja optymalizacji.

3. Jeszcze większe bezpieczeństwo danych

Zarówno w systemie ERP, jak i w Krajowym Systemie e-Faktur mamy do czynienia z zaawansowanymi metodami ochrony danych. Przez integrację zyskujemy pewność, że są chronione na najwyższym poziomie.

4. Kontrola nad dokumentacją

Porządek i organizacja w dokumentach to podstawa. Połączenie KSeF i ERP to możliwość zachowania ładu, co docenimy nie tylko podczas codziennej pracy. Mamy dostęp do pełnej listy faktur wraz z ich statusami, a to będzie pomocne w razie audytu lub kontroli.

Jednym z systemów ERP, które można zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur jest enova365. Oprogramowanie to dostosowano do wymogów KSeF, a przetwarzanie faktur jest bardzo szybkie. Na temat tego rozwiązania można przeczytać na stronie https://www.enova.pl/. Z takim narzędziem przystosowanie się do zmian będzie prostsze.