BPMN w oprogramowaniu dla firm - co to jest i jak pomaga ono w modelowaniu procesów biznesowych?

Czym są procesy biznesowe?

W każdej organizacji, bez względu na jej rozmiar czy zakres działalności, realizowanych jest wiele różnych procesów biznesowych. To ich przebieg w dużej mierze determinuje efektywność całej firmy.

Czym jednak w ogóle są procesy biznesowe?

To powiązane ze sobą czynności i zadania, które wykonywane są w celu osiągnięcia danej korzyści lub pozbycia się problemu.

Co możemy zaliczyć do procesów biznesowych?

Definicja ta jest bardzo szeroka i dotyczy niemal każdego aspektu działania przedsiębiorstwa. Do procesów biznesowych możemy zaliczyć bowiem między innymi:

• procesy sprzedażowe;
• procesy obsługi klienta;
• procesy marketingowe;
• procesy produkcyjne;
• procesy rekrutacyjne;
• procesy zarządzania.

Powyżej wymienione przykłady stanowią jedynie część z procesów biznesowych obecnych w średnich i dużych firmach. Jak więc widać, mówimy tu o całym zbiorze czynności, których sprawne działanie jest niezwykle istotne dla sukcesu organizacji.

Projektowanie procesów biznesowych w firmie

Choć różne procesy biznesowe obecne są w każdym przedsiębiorstwie, nie wszystkie organizacje zdają sobie sprawę z ich faktycznego przebiegu. Sposoby wykonywania konkretnych zadań czy też ścieżki EOD (elektroniczny obieg dokumentów) kształtują się bowiem w firmach przez lata, a na przestrzeni czasu wdrażane są do nich rozmaite modyfikacje.

Taki brak świadomości dotyczącej kształtu procesów biznesowych może jednak negatywnie wpłynąć na skuteczność zarządzania i efektywność całej organizacji. Gdy nikt nie zdaje sobie sprawy z konkretnych etapów danej czynności i tego, jakie osoby są w nią zaangażowane, dużo trudniejsze staje się kontrolowanie przebiegu określonych zadań. W takich sytuacjach często niemożliwe jest również szybkie zlokalizowanie dokumentów czy też wykrycie źródeł pomyłek i innych problemów.

Warto pamiętać, że efektywność konkretnych czynności jest ograniczana przez wąskie gardła. Ich wykrycie także nie będzie jednak możliwe bez wiedzy na temat dokładnego przebiegu procesów.

To właśnie dlatego coraz więcej firm zaczyna przykładać większą uwagę do prawidłowego mapowania procesów biznesowych. Dla wielu organizacji istotne staje się również to, by nowe ścieżki czynności i zadań były projektowane w sposób zapewniający jak najwyższą wydajność.

Oprogramowanie dla firm a mapowanie i projektowanie procesów biznesowych

Mapowanie procesów to termin, który często pojawia się w dyskusjach na temat zwiększania efektywności przedsiębiorstwa.

Na czym polega ta czynność?

Mapowanie to przedstawianie lub opisywanie przebiegu konkretnych procesów biznesowych w spójnej i czytelnej formie. Może ono odbywać się na różne sposoby. W przypadku niektórych małych organizacji poszczególne procesy są na tyle proste, że do ich mapowania nie jest konieczne wykorzystanie żadnych specjalistycznych narzędzi. W dobie wszechobecnej cyfryzacji i konieczności dostosowywania się do wielu regulacji prawnych firmy takie należą jednak do mniejszości.

Ze względu na to, że procesy biznesowe w średnich i dużych przedsiębiorstwach składają się z wielu powiązanych ze sobą zadań i zaangażowanych jest w nie mnóstwo osób, do mapowania stosuje się w nich zwykle profesjonalne systemy opierające się na różnych technologiach. Jednym z najważniejszych rozwiązań jest w tym wypadku popularna notacja BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation) - klucz do skutecznego modelowania procesów

BPMN (Business Process Model and Notation) to graficzna notacja, która została zaprojektowana po to, by umożliwić łatwiejsze przedstawianie procesów biznesowych. Opracowana została ona przez specjalistów działających w ramach Business Process Management Initiative w 2004 roku. Nad jej rozwojem czuwa obecnie konsorcjum Object Management Group, które w 2011 roku stworzyło aktualnie obowiązującą wersji notacji - BPMN 2.0.

Notacja ta jest dziś powszechnie stosowana przez wiele firm z całego świata. Szybki wzrost popularności BPMN wynikał między innymi z jej prostoty, jednoznaczności i uniwersalności. Notacja ta może bowiem zostać z równie dobrym skutkiem wykorzystana do opisywania prostych diagramów, jak i do modelowania złożonych procesów, w które zaangażowane jest wiele osób.

Dodatkowo standard BPMN wspierany jest przez wiele różnych systemów dla firm. Łatwo można więc znaleźć oprogramowanie, które pozwoli na skuteczne mapowanie procesów. Na polskim rynku obecna jest między innymi platforma LOGITO, która pozwala nie tylko na modelowanie z wykorzystaniem notacji BPMN, ale także na łatwe wdrażanie zmian i samodzielne optymalizowanie procesów kluczowych dla efektywnego działania przedsiębiorstwa.

Korzyści płynące z wykorzystania notacji BPMN w firmie

Wiele organizacji postrzega już notację BPMN nie tylko jako ciekawą innowację mogącą w pewnym stopniu podnieść wydajność, ale jako niezastąpione narzędzie pracy. Niektórzy przedsiębiorcy, analitycy biznesowi czy też osoby odpowiedzialne za wdrażanie zmian i optymalizację procesów w firmach nie wyobrażają już sobie wykonywania swoich zadań bez wykorzystania tego rozwiązania.

Dlaczego jednak notacja BPMN jest aż tak przydatna?

Wynika to z jej licznych zalet, do których zaliczyć możemy między innymi:

• prostotę - notacja BPMN jest bardzo czytelna i intuicyjna, przez co nie musimy poświęcać zbyt wiele czasu, by być w stanie odczytywać mapy procesów;
• jednoznaczność - dzięki temu, że BPMN składa się z jasno zdefiniowanych elementów, zapewnia ona jednoznaczność i chroni przed błędami w interpretacji map procesów;
• ułatwienia w komunikacji i współpracy - graficzna notacja jest zrozumiała nie tylko dla działu IT, ale także dla innych pracowników firmy; każdy będzie mógł więc łatwo zapoznać się z aktualnym kształtem procesu i przedstawić pomysły na jego optymalizację;
• standaryzację - BPMN stanowi już standard we współczesnym biznesie, dzięki czemu jest ona zrozumiała również dla innych osób, w tym dla naszych partnerów biznesowych;
• wsparcie twórców oprogramowania dla firm - korzystanie z notacji BPMN umożliwia obecnie wiele nowoczesnych systemów, w tym między innymi platforma LOGITO.

Jak w praktyce działają narzędzia BPMN?

Aby móc lepiej zrozumieć, dlaczego zastosowanie BPMN może przynieść tak wiele benefitów, warto zrozumieć podstawy tej notacji.

Na czym się więc ona opiera?

Do mapowania procesów w BPMN wykorzystywane są przede wszystkim poszczególne elementy graficzne. Na diagramie znaleźć mogą się więc między innymi:

• zadania;
• informacje o uczestnikach;
• obiekty danych;
• strzałki łączące poszczególne elementy i określające kierunek przepływu procesu.

Jak w praktyce wygląda mapowanie przy wykorzystaniu notacji BPMN?

Przebieg takiej czynności będzie zależał od wielu czynników, takich jak na przykład złożoność opisywanego procesu. Dobrym pomysłem może być jednak często rozpoczęcie pracy od zdefiniowania użytkowników i punktu startowego. Następnie przejść możemy do wyznaczenia zadań i kierunku przepływu oraz określenia pozostałych warunków.

Bez względu na to, jaki proces mapujemy, czynność tę warto wykonać przy wykorzystaniu profesjonalnego narzędzia. Gdy zastosujemy oprogramowanie takie jak LOGITO, opisywanie kolejnych kroków będzie intuicyjne i bezproblemowe. Po zdobyciu wprawy w używaniu takich narzędzi, niemal każdy proces będziemy w stanie zaprojektować w ciągu kilkunastu minut.

BPMN to nie wszystko - zalety narzędzi workflow

Dzięki wykorzystaniu notacji BPMN będziemy w stanie w łatwy sposób ułożyć wszystkie procesy biznesowe, które są obecne w naszym przedsiębiorstwie. To natomiast znacznie zwiększy naszą świadomość odnośnie etapów poszczególnych zadań, a co jeszcze ważniejsze, pozwoli wykryć wąskie gardła i wprowadzić zmiany pozwalające na optymalizację. Dodatkowo dzięki wdrożeniu narzędzi umożliwiających wykorzystanie notacji BPMN zyskamy możliwość łatwego prezentowania nowych procesów i sugerowania ewentualnych zmian w już istniejących ścieżkach.

Pomimo tak dużej użyteczności notacji BPMN, samo jej wykorzystanie nie zapewni nam wszystkiego, co jest niezbędne do faktycznego usprawnienia pracy średniego i dużego przedsiębiorstwa. Po wykonaniu mapowania procesów niezbędne jest bowiem przetestowanie i wdrożenie zmian, a do tego potrzebne będą nam już inne narzędzia.

To właśnie dlatego chcące realnie zwiększyć swoją wydajność firmy powinny wdrożyć oprogramowanie, które pozwoli nie tylko na graficzne przedstawienie procesów, ale także na ich zmodyfikowanie, przetestowanie czy też wdrożenie. To właśnie takie możliwości zapewnia funkcja budowania workflow w LOGITO. Co zyskamy dzięki zastosowaniu tego rozwiązania?

• możliwość samodzielnego projektowania i testowania procesów;
• szybsze wdrażanie nowych procesów;
• możliwość wykrywania wąskich gardeł i rozwiązywania problemów;
• poprawę kontroli nad procesami biznesowymi;
• możliwość zredukowania kosztów.

Wybierz profesjonalne oprogramowanie do modelowania procesów dla swojej firmy

Wdrożenie oprogramowania, które łączy narzędzia do mapowania przy wykorzystaniu notacji BPMN z rozwiązaniami pozwalającymi na modelowanie procesów może przynieść wiele korzyści. Średnie i duże firmy, którym zależy na zyskaniu przewagi konkurencyjnej, powinny więc rozważyć implementację takich systemów.

Na który z nich warto się zdecydować?

Każde przedsiębiorstwo musi indywidualnie przeanalizować swoje potrzeby i znaleźć rozwiązanie, które będzie na nie odpowiadało. Wartym uwagi wyborem będzie jednak z pewnością platforma LOGITO, która zapewnia bardzo wysoką intuicyjność i łatwość obsługi, przez co samodzielne mapowanie i modelowanie procesów przy jej użyciu przyniesie szybkie rezultaty.